في إطار الجهود المبذولة لتقديم افضل وارقى الخدمات لحجاج بيت الله الحرام قامت مؤسسة مطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا بتفعيل دور لجان المتابعة والتوجيه , وأوضح عضو مجلس ادارة المؤسسة المشرف العام على قطاع المتابعة والتوجيه الدكتور طارق كوشك ، أنه تمت في موسم حج هذا العام 1439 هـ ، تشكيل خمس لجان متابعة رئيسية تضم نحو خمسة وسبعون فردا من أصحاب المؤهلات العلمية والخبرات العملية بهدف دمج الخبرة العملية بالعلمية في أعمال اللجان ، مبينا أن من أولى مهام اللجان متابعة تجهيز مقار مكاتب الخدمة الميدانية قبل قدوم الحجاج ، والقيام بالجولات على مراكز الاستقبال بمطار الملك عبدالعزيز بجده للتعرف على سير العمل بها ومدى التزام العاملين بإنهاء اجراءات الحجاج بسرعة ودقة عالية ، اضافة الى القيام بجولات على مراكز التوجيه بمداخل مكة المكرمة على طريق جده ــ مكة المكرمة السريع ، وطريق المدينة المنورة ــ مكة المكرمة ، للوقوف على جاهزيتها بالتنسيق مع قطاع الاستقبال بالمؤسسة قبل وصول الحجاج ، ومعرفة البرامج الخدمية التي تقدمها أثناء قدوم الحجاج ومدى استعداد العاملين بها على أداء أدوراهم بشكل جيد .
كما تتولى اللجان رصد ومتابعة برامج الاستقبال التي تقدمها مكاتب الخدمة الميدانية للحجاج بمكة المكرمة ، ومدى التزامها بتوزيع بطاقات التعريف واسورة المعصم على الحجاج قبيل نزولهم من الحافلات .
وأكد الدكتور كوشك أن أعمال لجان المتابعة والتوجيه لا تعني أن المطوفين ينبغي أن يكونوا محل مراقبة ، بل عليهم من يراقبوا أداء الآخرين ، وما تقوم به اللجان هو اكمال لأعمال ومهام تقوم بها العديد من القطاعات العاملة في خدمة ضيوف الرحمن ، مشيرا الى أن مراقبة ومتابعة خدمات الاسكان تنقسم الى مرحلتين اساسيتين ، الأولى القيام بجولات ميدانية على مساكن الحجاج بمكة المكرمة للتأكد من توفر كافة خدمات الإسكان ، وتدوين أي تقصير يظهر وتسجيله لمتابعة معالجته قبل وصول الحجاج .
ثم تأتي مرحلة متابعة خدمات الاسكان أثناء وصول الحجاج حيث تتابع اللجان أولا مستوى النظافة داخل مقار سكن الحجاج وتوفر العمالة الكافية اضافة الى توفر الحراسة الأمنية ، وسلامة المصاعد ومتابعة توفر ماء زمزم على بهذه المساكن وإيصالها إلى مقار سكنهم ، دون انقاص أو تقصير ، وتكون هذه المتابعة دائمة منذ وصول الحجاج وحتى مغادرتهم لها ، وفي حال وجود أي تقصير يتم التنسيق مع مكتب الزمازمة الموحد لإنهاء أي نقص أو تقصير .
وأوضح المشرف العام على قطاع المتابعة والتوجيه بمؤسسة مطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا الدكتور طارق كوشك ، أن من ابرز مهام اللجنان متابعة حركة تصعيد الحجاج لمشعر منى للحجاج الراغبين في قضاء يوم التروية ، وحركة تصعيد الحجاج الراغبين في التوجه الى مشعر عرفات ، حيث تتم عملية متابعة حركة وصول الحافلات لمقار سكن الحجاج بشكل منظم وعدم تأخرها ، كما يتم التأكد تصعيد جميع حجاج المؤسسة للمشاعر المقدسة من خلال جولات على مكاتب مجموعة الخدمات الميدانية وتسجيل ذلك بمحاضر تثبت تصعيد جميع الحجاج .
وبين الدكتور كوشك أن من أبرز مهام اللجان بالمشاعر المقدسة متابعة خدمات الإسكان بالمشاعر المقدسة ، حيث يتم تنظيم جولات ميدانية على كافة مخيمات المؤسسة بكل من عرفات ومنى ، للتأكد من انتظام سير العمل وفق البرنامج الزمني المحدد ، اضافة الى التأكد من تشييد خيام عرفات وإعدادها الإعداد الجيد لاستقبال الحجاج ، مع توفر كافة متطلباته من فرش وتكييف ومياه شرب وثلج ، اضافة الى القيام بجولات ميدانية بعرفات يوم الثامن من ذي الحجة للاطلاع على عملية وصول الحجاج لمشعر عرفات واسكانهم وتوفر كافة احتياجاتهم ، كما تنظم اللجان جولات ميدانية يوم التاسع من ذي الحجة بعرفات لمتابعة تقديم الخدمات للحجاج في يوم الوقفة الكبرى , ومتابعة عملية وصول حجاج التروية من منى .
وأكد الدكتور كوشك أن الجولات الميدانية تتواصل على كافة مخيمات حجاج المؤسسة طوال فترة وجود الحجاج بمشعر منى يوم العيد وايام التشريق ، وحتى مغادرة الحجاج للمشعر بعد أدائهم لنسكهم .
وفيما يتعلق بمغادرة الحجاج لمكة المكرمة بعد أدائهم لنسكهم بين الدكتور كوشك أن هناك تنسيق ومتابعة مع مكاتب الخدمة الميدانية للتعرف على حركة المغادرة ومدى التزام الجميع بالجدول الزمني المحدد للرحلات ، اضافة الى متابعة سير العمل بمراكز التفويج بمخارج مكة المكرمة في كل من طريق مكة المكرمة / جده ، وطريق مكة المكرمة /المدينة المنورة .
وأكد الدكتور كوشك أن من أبرز مهام ومسؤوليات لجان المتابعة والتوجيه بالمؤسسة العمل على توجيه وارشاد العاملين بمكاتب الخدمة الميدانية وقطاعات المؤسسة المختلفة لتقديم الخدمة المثلي لضيوف الرحمن ، وليس تصيد الأخطاء ومعاقبة الأفراد ، فنحن نعمل داخل منظومة مهامها الأساسية الالتزام بالأنظمة والتعليمات وتنفيذ العمل بسرعة ودقة متناهية .
وأوضح رئيس لجان المتابعة والتوجيه بمؤسسة حجاج تركيا انه تم العمل على تدعيم الفرق الميدانية بما تحتاج اليه من السيارات واجهزة الاتصال اللاسلكية بالإضافة الى الكوادر السعودية الموسمية المؤهلة علميا وعمليا للقيام بالجولات الميدانية على مدار الساعة لمتابعة اعمال مكاتب الخدمة الميدانية البالغة 57 مكتبا ، حيث يتم من خلال استمارات التقييم والملاحظات رصد برامج الاستقبال والاسكان واستلام الجوازات وحفظها وما يقدمه المكتب من خدمات للحجاج ساعة وصولهم لمقر سكنهم ، اضافة الى متابعة مساكن الحجاج والاطلاع على وسائل الراحة المتوفرة لهم بمقار سكنهم ، ومتابعة اعمال التصعيد للمشاعر المقدسة والتفويج لجسر الجمرات ، واجراءات المغادرة لكل من جدة أو المدينة المنورة ، كما تتولى اللجان تدوين ملاحظاتها عن الأعمال المميزة التي قدمها المكتب لتضاف الى نقاط تميز كل مكتب .
